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Bice Vida, requería contar con un soporte informático que le permitiera explotar la venta de seguros por intermedio de Sponsors y su cartera de clientes. Para esto, encargó a Tecnova la implementación de los principales sistemas de apoyo a la gestión de seguros vía el canal de Telemarketing.

Entre los sistemas que Tecnova implementó para el proyecto de “Telemarketing Venta Seguro via Sponsor”, se destacan los siguientes:

Biblioteca Audio

Este módulo realiza la indexación de archivos de audio (mp3), asociándolos posteriormente al proceso de cierre de venta de las pólizas. En este proceso, los audios se reciben desde los Contact Center, entidades que son las encargadas de realizar las ventas de productos a través de Sponsors.

Procesamiento Altas y Bajas de Pólizas

Conjunto de procesos que permite recibir archivos desde empresas externas (Sponsors), con la información de los movimientos de seguros asociados a sus clientes, en forma asíncrona y con frecuencia diaria.

Los procesos validan en formato y contenido los movimientos reportados por las empresas externas, antes de proceder a aplicar las altas/bajas de productos en los sistemas operacionales de Bice Vida. Para esto, el sistema maneja estructuras de datos y reglas de validación independiente por cada empresa externa en convenio, donde, el administrador del sistema,  debe configurar los formatos de archivos a recibir y las validaciones a aplicar sobre los datos.

Adicionalmente, este módulo contempla generar información de gestión para ser despachada a las empresas externas, para su posterior cuadratura y gestión.

Consulta WEB

Consultas que tienen como objetivo, facilitar la postventa de los contratantes asociados a pólizas generadas a través de Sponsors, y emitir certificados en formato PDF, además de permitir consultar los beneficiarios de los seguros, entre otras funcionalidades.

Cobranza y Recaudación

Automatización de los flujos de recaudación y cobranza, para las pólizas que son generadas por medio de este canal de venta. Además, se implementaron procesos de intercambio de información que permiten recibir y procesar las nóminas de cobranza y recaudación de pólizas y primas por Sponsors.

Finalmente, también se implementó una capa de servicios para facilitar la integración de estos módulos con sistemas internos de Bice Vida.

Tecnova, para Seguros Ripley, creó un sistema de venta de seguros online. El sistema, ofrece al mercado la venta de seguros automotrices a través de este medio para todos sus clientes.

Gracias al proyecto y la automatización del proceso de venta, los clientes pueden hacer el ingreso online de los datos de sus vehículos, seleccionado adicionalmente algunos atributos relevantes como monto del deducible y tipo de cobertura.

Una vez realizado el ingreso de información, al cliente se le despliega todas las ofertas de seguros disponibles de diversas compañías, para que pueda comparar y elegir la más conveniente.

Finalmente, después de escoger alguna de las opciones presentadas por el sistema, se le permite formalizar el proceso de compra y realizar el pago o suscripción a través de medios de pagos habilitados para este fin.

El sitio de venta de seguros online, integró a lo menos lo siguiente aspectos técnicos / funcionales:

• Funcionalidades de cotización, haciendo uso de diversas opciones de compañías de seguro disponibles a través en el sitio online via servicios
• Contratación de seguro con la compañía seleccionada
• Coordinar servicios de inspección de vehículos
• Uso de medios de pago a través de WebPay para el proceso de compra
• Generación de pólizas
• Uso de firma electrónica avanzada para la generación de documentos

Finalmente, con este proyecto, se logró automatizar parte importante de las tareas relacionadas a la cotización y compra de seguros. Como resultado, se mejoró la experiencia usuaria, permitiendo mantener la oferta de productos las 24 horas del día.

El proyecto Estadísticas Hospitalarias desarrollado por Tecnova para el MINSAL, implementa un sistema centralizado de información que lleva el registro del uso de camas entre todas las instituciones públicas de salud del país.

Vía la administración de un repositorio centralizado de datos de egresos hospitalarios, movimiento y uso de camas a nivel nacional, se dio origen a este proyecto.

Como requerimiento principal del sistema, se construyó un motor de formularios dinámicos. Este permite al administrador crear y modificar formularios en cualquier instante de tiempo, logrando mejorar la calidad de la información gestionada.

A raíz de la implementación de este sistema se obtuvo como principal beneficio el contar con un repositorio ágil para visibilizar el movimiento y uso de camas. Con esto, se permite una mejora del servicio y optimización de recursos.

Funcionalidades del Sistema

Haciendo uso de una interfaz propia, se permite al administrador del sistema, diseñar y diagramar cada uno de los formularios. En esta herramienta, se definen los campos a solicitar, junto con los tipos de datos permitidos de cada uno de éstos.

En complemento de la funcionalidad de diseño, el sistema permite al administrador identificar reglas de validación y tipificación de datos a aplicar en forma dinámicas para cada campo del formulario. Con esta funcionalidad, se logra una mejor calidad de la información gestionada por el sistema, al validar los datos al momento del ingreso. Como ejemplo de tipificación, es posible la tabulación de los datos relacionado al estado civil, ocupación, sexo y comuna del paciente. En cambio, para la validación, como ejemplo se puede controlar que datos ingresados como edad, peso y estatura estén dentro de un rango de valores específicos.

Por otro lado, el sistema de estadísticas hospitalarias, agrega funcionalidades para la importación y exportación de información hacia una base de datos centralizada. Además, cuenta con un módulo de reportes para obtener informes claves para la toma de decisiones sobre los datos administrados por el sistema.

Se implementó para la JUNJI, un Sistema de Recursos Humanos para gestionar la educación parvularia pública, buscando la centralización de toda la información del personal relacionada con remuneraciones, asistencia, capacitaciones, y otros antecedentes fundamentales.

¿Cómo lo Hicimos?

• Arquitectura Base. En primer lugar, diseñamos la arquitectura base para el sistema de recursos humanos. Ciertamente, la mayor complejidad estaba en la remuneración y bonos que rigen al sistema público y a la misma institución.
• Reloj Control. Luego, construimos un sistema de control de marcación de horas para funcionarios internos y externos de la institución. Esto lo logramos haciendo uso de una versión local que registra los eventos de marcación y una versión central que los recoge y procesa. Posteriormente, con esto logramos la generación de reportes y registro de horas trabajadas.
• Levantamiento Proceso de Remuneraciones. También, levantamos los procesos de remuneraciones que se utilizan particularmente en regiones para el pago de sueldos de los funcionarios. Para esto se documentaron los procesos de remuneraciones con diagrama de flujo del proceso, descripción del proceso, descripción del procedimiento (de alto nivel) y legislación asociada.
• Sistema Inscripción Online. Desarrollamos la plataforma para la inscripción de niños de forma autónoma por parte de los padres y apoderados, a través de un sistema WEB con acceso público. Adicionalmente, optimizamos el sistema de BackOffice existente para que soportara las mejoras realizadas por la institución.

Módulo Reloj Control

Registra la información de la Ficha de Personal de cada funcionario del servicio y que incluye una serie de flujos de trabajo que permiten la solicitud de permisos de distinta índole, logrando un mayor control sobre el actuar de los funcionarios del servicio.

El objetivo del módulo consiste en automatizar el proceso de revisión de los libros de asistencia, de los atrasos e inasistencias del personal. Para ello se generó una serie de módulos sobre el sistema de RRHH que permitieron soportar el funcionamiento de un reloj control centralizado.

El core de las funcionalidades que se desarrollaron, se basa en la generación de un motor de cálculo que toma en consideración los distintos permisos realizados por los funcionarios mediante el sistema actual, más las jornadas laborales de cada uno, así como sus marcas de entrada y salida obtenidas desde distintas estaciones con las que cuenta JUNJI a lo largo del país.

Dichas estaciones son controladas por una aplicación secundaria (Reloj Control Local), a través de un lector biométrico, que se encarga del registro y validación de los eventos de marcado y su posterior informe al sistema central.

De esta manera, JUNJI tiene acceso a la información de asistencias de forma rápida y normalizada, ya que mediante el uso del sistema de RRHH, se reemplazan los sistemas de marcación que tenía el servicio (MicroControl, libro físico, etc.).

Acompañamos a la DIPRES en la implementación del nuevo Sistema de Información Presupuestaria del Sector Público, SIAP. El objetivo principal, era realizar una renovación tecnológica del sistema informático vigente en ese momento.

La Ley de Presupuesto del sector público es una estimación financiera de los ingresos y una autorización de los gastos para un año determinado. Por lo tanto, para cumplir con la Ley se deben ejecutar 6 grandes procesos:

1. 1. Presupuesto Exploratorio: Proceso que realizan los sectores de la Subdirección de Presupuestos para generar el Marco Comunicado, o presupuesto máximo aprobado, para los Servicios Públicos y el Programa Financiero.
   2. Formular Presupuestos: Ejecutado por los analistas presupuestarios a partir de las peticiones de presupuesto de los servicios y del presupuesto exploratorio.
   3. Discutir y Aprobar Presupuestos: Realizado en el Congreso, donde se analiza y discute, en distintas instancias (Subcomisiones, Comisión Mixta, Cámara de Diputados y Senado), el proyecto de Ley de Presupuestos propuesto por el Poder Ejecutivo.
   4. Actualizar Ley de Presupuestos: Ajuste a la Ley de Presupuestos inicial aprobada para el año en curso, conformando el Presupuesto Vigente (presupuesto inicial más las modificaciones presupuestarias).
   5. Ejecutar Ley de Presupuestos: Programación de la ejecución, donde se mensualiza la Ley de Presupuestos Inicial por programa y moneda. Además se segmenta por clasificador institucional y clasificador presupuestario (clasificación geográfica, líneas programáticas, iniciativas de inversión, entre otras).
   6. Evaluar Ejecución Ley de Presupuestos: Análisis del ejercicio presupuestario del período anterior, por Ministerio e Institución, que incorpora la información presupuestaria de gasto y gestión, de acuerdo a clasificaciones básicas y nuevas clasificaciones presupuestarias.

Tecnova implementa la solución tecnológica para apoyar y sistematizar en forma óptima los procesos del ciclo presupuestario a nivel del Gobierno Central, siendo el foco de la solución los procesos: Formular, Actualizar y Ejecutar la Ley de Presupuestos.

Estrategia de Proyecto

Dada la estimación de esfuerzo, el proyecto fue implementado en fases y requirió invertir 34 meses de implementación, utilizando metodología de desarrollo Cascada Incremental, con procesos basados en CMMi DEV. La primera fase cubrió los procesos de Formulación y Administración del Presupuesto del sector público y Actualizar la Ley de Presupuesto. Por otro lado, la segunda fase contempló los procesos de Programación de Ejecución, Ejecución Presupuestaria y Proyecciones de la Ejecución y Reportabilidad.

Además, para las actividades de análisis y rediseño de los procesos de negocio, se dio foco en:

• Optimizar los procesos de forma de mejorar la experiencia de los analistas presupuestarios.
• Lograr integración con otras instituciones de gobiernos a través de un modelo de servicios y protocolos de interoperación.
• Modelar la fuente de datos para lograr diversos tipos de reportes, necesarios para los actores del presupuesto de sector público.
• Definir un modelo de infraestructura y arquitectura acorde con el nuevo proceso de negocio.
• Finalmente, innovar y disponer nuevas herramientas de trabajo para aumentar la productividad de los analistas financieros.

El sistema de Gestión Importaciones fue implementado por Tecnova para el SAG. Principalmente, se automatizó a nivel nacional, el registro, seguimiento, control y gestión de la información asociada a las importaciones de productos silvoagropecuarios a Chile. Previamente, el proceso que se realizaba en forma manual a través de formularios en papel, por lo que se logró un gran avance con este proyecto.

A nivel general, el sistema contempla el registro de importaciones de mercancía silvoagrícola (categoría de riesgo fitosanitario), plaguicidas, fertilizantes o bebidas alcohólicas y de importaciones pecuarias de acuerdo al tipo de mercancía: alimentos y productos, animales y huevos fértiles, o medicamentos de uso animal.

Además, a través del sistema se realiza la trazabilidad de los productos que ingresan al país, gestionando las cuarentenas, inspecciones y rechazos.

Con la puesta en marcha del sistema, se ha logrado disminuir considerablemente los tiempos del proceso de importación al país. Además, se logró contar con información confiable y consolidada para la toma oportuna de decisiones preventivas y correctivas en la gestión del proceso.

¿Cuáles fueron las principales mejoras?

• Se duplicó la cantidad de solicitudes diarias recibidas al tener un sistema on-line disponible 24×7.
• Aumentó el número de solicitudes atendidas en forma diaria en un 60% aproximadamente, de 250 a 400 en promedio diario. Lo anterior, gracias a la digitalización y automatización de la inspección documental y generación de actas.
• Facilitó el cumplimiento de entregar un pronunciamiento de CDA (Certificado de Destinación Aduanera) y de inspección física en 72 horas, incluso muchas veces es en el mismo día.

Institucionalmente, este sistema se encuentra integrado con otros sistemas del SAG, como son: Sistema de Cobro y Pago de Tarifas, Sistema Gestor Documental (Cero Papel) y Medicamentos. Por otro lado, para la firma de documentos está integrado con firma electrónica digital avanzada.

¿Con que organismos del estado está integrado?

• Servicio Nacional de Aduanas
• Tesorería General de la República
• Sistema Integrado de Comercio Exterior (SICEX)

Para este organismo del estado, desarrollamos una solución sobre plataforma Oracle, en el marco del proceso de modernización del Estado de Chile. El alcance principal, fue la reimplementación de los procesos de negocio que CORFO  tiene para sus beneficiarios, ya que se requería mejorar el acceso a la información, y también facilitar los trámites de orientación a la postulación de instrumentos de financiamiento.

Para lograr esto, se integró un gestor de contenido (en este caso Oracle WebCenter Sites) y herramientas de automatización de procesos de negocio. Inicialmente, se construyeron flujos y procesos de apoyo a la postulación de los ciudadanos al instrumento de financiamiento más idóneo. Para ello, se utilizó reglas de segmentación según la realidad y antecedentes entregados, con el fin de guiar las postulaciones.

Adicionalmente, se implementaron flujos para gestionar la adjudicación, realizar el seguimiento del proyecto en ejecución y, finalmente, administrar su cierre cuando corresponda.

Finalmente, haciendo uso de las funcionalidades de Oracle WebCenter Sites, se entregó una herramienta de administración de contenido para el Portal Público de CORFO, que facilitó el quehacer diario asociado al proceso de mantención y publicación de información relevante.

Proceso de Formalización

Junto con lo anterior, actualizamos las funcionalidades del Proceso de Formalización, migrando a Oracle BPM los siguientes flujos de negocio:

• Elaboración del convenio. Que corresponde al flujo que se realiza entre los beneficiarios y CORFO para ejecutar un proyecto con aportes de CORFO.
• Firma de convenio. En este caso, es el proceso de aprobación y firma del beneficiario y representantes por parte de CORFO para el programa o concurso.
• Elaboración de resolución. Luego de la firma, se procede al proceso que formaliza el convenio suscrito acorde al ámbito de competencia de CORFO.
• Resoluciones afectas. Cuando los montos son superiores a las 5000 UTM (unos US$ 320.00), se requiere realizar un paso adicional, que corresponde al flujo para toma de razón por parte de la Contraloría General de la República.
• Validación de presupuesto. Flujo que permite la revisión y compromiso del presupuesto necesario para los pagos acordados durante la ejecución del proyecto.
• Firma de resolución. Para el proceso de aprobación y firma de la resolución por el área jurídica y gerencias de CORFO
• Oficialización y Cierre. Finalmente, el proceso de notificación a los beneficiarios, oficina de partes y sistemas integrados para realizar el cierre de la formalización.

Tecnova implementó el sistema de gestión de reclamaciones Mutual Integra para la Mutual de Seguridad, institución privada que brinda cobertura a trabajadores por accidentes laborales.

La necesidad del sistema se gestó a fines del 2017, cuando la Superintendencia de Seguridad Social (SUSESO), informó que cambiaría la forma en que solicitaría antecedentes. El cambio implicaba que las reclamaciones de seguros y licencias médicas evolucionarían desde su gestión manual basadas en papel con apoyo de correo, a medios completamente electrónicos. Por ello, el área de Fiscalía de la Mutual tomó la decisión de desarrollar un sistema que apoyara la gestión de estas peticiones.

Inicialmente, se construyó una componente que actúa como “Bandeja de Entrada” para gestionar centralizadamente diversos flujos de trabajo interno. De esta forma, se presentan las tareas disponibles y pendientes que puede tener cada usuario de la Mutual de Seguridad.

Luego, se realizó una integración de las tareas hacia diferentes formularios y acciones, facilitando la gestión y resolución de las solicitudes de antecedentes provenientes de la SUSESO, integrando dichas solicitudes con esta institución.

Previo al proyecto, todo el proceso se realizaba vía correo. Dado esto, con las respuestas y la interacción, se conseguían tiempos muy altos para realizar dichos tramites.

Finalmente, ahora el proceso al ser digital, es mucho más rápido y transparente. Adicionalmente, se obtuvo funcionalidades para realizar escalamientos, controla SLA, obtener reportes, seguimiento, control de cada uno de los usuarios, entre otros beneficios.

Más información en el comunicado de prensa https://bit.ly/2vx01oG

Este proyecto está relacionado a la implementación del proyecto Procedimiento Administrativo Electrónico de la SUSESO, también implementado por Tecnova.

En una segunda etapa del proyecto, se incluyó un proceso de obtención de dictámenes desde SUSESO. Con esta nueva funcionalidad se completa el ciclo de la tramitación de estas reclamaciones.

Si bien inicialmente el producto Mutual Integra se generó como una plataforma que permite atender reclamaciones provenientes desde SUSESO, actualmente se está ampliando este funcionamiento para permitir tramitar solicitudes provenientes de otros organismos que solicitan antecedentes a Mutual, como por ejemplo en el caso de causas judiciales. A diferencia de los trámites relacionados con SUSESO, este proceso se inicia manualmente en Mutual Integra, ya que no existen integraciones con otros organismos