El covid-19 alteró las rutinas de todos. El salir a la escuela, universidad, el trabajo, actividades recreativas, e incluso caminar a una plaza. Aquellas cotidianas actividades se han suspendido a raíz de la rápida propagación que tiene el virus.

Con más de 700 casos a la fecha y al igual que los otros países latinoamericanos, Chile ha implementado y sugerido medidas para evitar al máximo el contacto social, sobre todo, en el lugar de trabajo. Argentina, Colombia o Perú ya implementaron facilidades para extender el Teletrabajo en las empresas.

Chile no se ha quedado atrás. A pesar de estar en plena urgencia la tramitación del proyecto que regula el Teletrabajo, la mayoría de las compañías ya lo ejecutan. Según un artículo de diario La Tercera, 70% del personal de las grandes empresas trabaja a distancia.

En este escenario, desde la semana pasada Tecnova aplicó el Teletrabajo entre sus colaboradores. La medida no solo involucra trabajar de casa, contando con un computador personal y una buena conexión a internet. “Cuando tú haces teletrabajo, lo primero que debemos hacer es independizar tu vida personal de tu vida laboral”, asevera Danilo Bustos, Gerente de Tecnologías de Tecnova.

Él es uno de los más de 300 colaboradores que están trabajando desde sus casas. Por estas y anteriores experiencias, sabe de los procedimientos que toda empresa debería realizar al implementar el Teletrabajo. “No puedes estar usando WhatsApp para sostener una reunión y que entremedio, te están llegando mensajes de chistes y otras cosas”, afirma Danilo.

Para separar las aguas, hay recursos tecnológicos que facilitan el trabajo remoto. El adoptar medidas de seguridad, protocolos de acción en Teletrabajo y contar con herramientas colaborativas, son parte de las acciones para hacer un efectivo homeoffice. En Tecnova, compartimos algunos consejos sobre como llevamos a cabo el Teletrabajo, en palabras de Danilo Bustos.

Las herramientas colaborativas

Muchas empresas creen que por el solo hecho de tener un computador personal y una buena conexión de internet, es suficiente para teletrabajar. Lo que debe considerar el empleador es “cómo funciona el trabajo cuando estas remoto: primero, mantener reuniones periódicas con tus equipos para mantener productividad, nunca despreocuparse por el estado familiar en esta crisis y analizar, cómo llevar un pedazo de la oficina a tu casa”, afirma Bustos.

Además del computador, hay otros elementos importantes y necesarios para trabajar. “Utilizas documentos, planillas, presentaciones, trabajo en pizarra, son muchos los artefactos que usas. Bajo esa mirada, lo que se requiere a nivel tecnológico son las herramientas colaborativas”, dice el Gerente.

Estas herramientas colaborativas son definidas como “servicios informáticos que permiten a los usuarios comunicarse y trabajar conjuntamente sin importar que estén reunidos o no en un mismo lugar físico”, afirma un artículo de Wikipedia. Como atestigua Danilo Bustos, “la idea es que no solo reemplaces los medios de comunicación de la oficina, sino que también todo lo que ello implica”.

Las herramientas colaborativas van más allá de una videoconferencia. “Aparecen otras funciones, como hacer una presentación de PowerPoint en tiempo real, compartir tu pantalla al resto de los asistentes, tomar notas y/o grabar la reunión, crear proyectos o equipos de trabajo que agrupan el trabajo y generan espacios de trabajo […]”, confirma Danilo Bustos. Para ello, en Tecnova utilizan Teams de Microsoft. Justamente, esta ha sido una de las herramientas liberadas para teletrabajar a raíz de la pandemia.

Según el Gerente de Tecnologías de Tecnova, con Teams por ejemplo, se puede “tomar las notas, juntar documentos, puedo dibujar en el computador y mostrar un diagrama como si estuviera trabajando en una pizarra”, asevera.

Pero no solo existe esas herramientas. También Zoom, Slack y las diversas herramientas que Google también liberó, sirven para teletrabajar en casa.

Antivirus y VPN: Ciberseguridad para tu trabajo

Según la encuesta de Randstad, respecto a la primera semana de Teletrabajo en Chile, “el concepto de la VPN para acceder de manera remota a los computadores pasó a ser conocido por todos quienes teletrabajaron”, aseguraron a La Tercera.

Para TechTarget, una red privada virtual (Virtual Private Network, o VPN) “es una tecnología que crea una conexión cifrada a través de una red menos segura”. El uso del VPN, garantiza un nivel de seguridad adecuado cuando accedes a internet por una red ajena a la del trabajo (como tu conexión de internet hogar, por ejemplo).

Retomando el estudio, un 24 % de las empresas afirmaron que aplicaron herramientas para disponer de documentos clave en la nube y plataformas de acceso remoto. Además, un 23,56 % de las compañías, utilizan herramientas para acceder a sistemas de gestión internos para procesos críticos de negocios, como pago de nóminas y sueldos. Allí entra el uso de las VPN.

Según Danilo Bustos, el escaso uso de las VPN era esperable, ya que las empresas la utilizaban solo para excepciones. “Creaban un par de cuentas para que los colaboradores trabajaran en casa por emergencias. Sin embargo, hoy frente a 100 empleados, no estaban preparados para tener 100 VPN”, dice Danilo Bustos.

Por ello, sugiere elaborar políticas de seguridad para el cuidado de los datos en el Teletrabajo. “La VPN es una llave de seguridad donde se identifica a quien se le dio autorización para entrar a la red. La gracia de la VPN es que te define los niveles de acceso que tienes”, sentencia el Gerente. Por ello, no da igual, por ejemplo, los nombres de los accesos. “Hay malas prácticas como poner nombres genéricos, como que el usuario se llame user1. No sabes quién está entrando con user1”, reitera Danilo Bustos.

Por último, una importante herramienta que toda empresa debe asegurar a sus teletrabajadores es dotar a sus computadores de antivirus corporativo. “Se debe evitar que entre un virus y pueda ingresar en la red de la compañía. Tecnova optó por una licencia corporativa del antivirus Bitdefender, por ende todos nuestros equipos están protegidos y monitoreando”, finalizó Danilo Bustos.