El Coronavirus ya está en pleno apogeo en Chile. Con más de 1600 casos confirmados, sumado al Estado de Catástrofe del país y un llamado de las autoridades a la cuarentena voluntaria y obligatoria, en menos de una semana, el modo de trabajar también cambió.

Además de las recomendaciones individuales para la propagación del virus (lavado de manos, distanciamiento y aislamiento social), también se ha recomendado limitar ir a los puestos de trabajo. Fruto de ello, fue el cierre de los centros comerciales o lugares con gran afluencia de público. Y por supuesto, la propia oficina.

Muchas empresas han fomentado el Teletrabajo entre sus colaboradores. Según la Organización Internacional del Trabajo (OIT), el teletrabajo se define como “la forma de organizar y realizar el trabajo a distancia mediante la utilización de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) en el domicilio del trabajador o en lugares o establecimientos ajenos al empleado”.

No obstante, no todo significa tener un buen notebook o computador de escritorio y una óptima conexión a internet. También hay herramientas –gratuitas y de pago– que facilitan el teletrabajo y hacen una experiencia más llevadera. Como si estuvieras en la oficina.

En Tecnova hemos recopilado una serie de herramientas tecnológicas para usar en Teletrabajo. Incluso algunas han sido liberadas a causa de la pandemia mundial. ¡Revisemos!

Microsoft Teams, Google Hangouts, Zoom y Slack: herramientas de comunicación

Las grandes empresas de tecnología han puesto a disposición, plataformas óptimas para el trabajo a distancia. Por ejemplo, Desde el 10 de marzo, Microsoft liberó el acceso a su plataforma Teams.

Esta herramienta permite a los equipos remotos organizar fácilmente conversaciones, organizar reuniones de audio y video, conferencias web e incluso eventos en vivo para hasta 10,000 personas. Las restricciones de la versión gratuita de estas funciones fueron eliminadas también.

Google también liberó las funciones avanzadas de Los servicios de Google como Gmail, Calendar, Drive, Classroom, Hangouts Meet y Hangouts Chat. A partir del 10 de marzo, se implementó el acceso a las capacidades avanzadas de videoconferencia de Hangouts Meet para todos los clientes de G Suite y G Suite for Education a nivel mundial hasta el 1 de julio de 2020.

La aplicación de Google, en particular, permite gestionar videollamadas de hasta 250 participantes, más que suficiente para cualquier tipo de tarea diaria.

Pero no todo lo lidera las grandes compañías. También hay una serie de herramientas que han tomado fuerza para el desarrollo del Teletrabajo. Por ejemplo, Slack es una herramienta de comunicación popular, ya que combina características de chat de texto, audio y video.

Las conversaciones se pueden organizar en canales basados ​​en miembros del equipo, proyectos o cualquier otra división de los equipos. Los colaboradores de la empresa pueden abandonar o unirse a dichos canales en cualquier momento. Así, se ahorra las largas cadenas de correo electrónico.

Slack también tiene una función de historial de búsqueda que permite a los usuarios encontrar fácilmente chats pasados ​​e información compartida en menos tiempo. La aplicación de comunicación permite compartir documentos como PDF, imágenes y videos.

Por último, otra herramienta masificada en estos días es Zoom. La aplicación permite realizar videoconferencias, entrevistar clientes y tener reuniones a distancia de hasta 100 personas. Entre las razones de su popularidad es por ofrecer opciones como: programar y grabar reuniones, compartir pantalla entre las personas conectadas y utilizar una pizarra virtual que puede ser vista y editada por todos.

Organización de tareas: Trello, Asana, Todoist

Hay reconocidos softwares para la organización de tareas como Trello. Basado en la metodología Kanban, Trello es un software visual de gestión de proyectos que es potente y fácil de usar.

Todo el trabajo en Trello ocurre en los tableros. Los tableros se dividen en listas, que representan diferentes etapas de un proyecto y se completan con tarjetas. Una tarjeta representa una tarea específica y puede contener fechas de vencimiento, cuadros de chat, archivos adjuntos y más.

Otra aplicación para gestionar proyectos es Asana. No es tan fácil como Trello, pero tiene más funciones. ‍

Asana ofrece a sus usuarios múltiples formas de ver proyectos. Existe la columna «Tableros», que es esencialmente lo mismo que Trello. Pero también está la columna «Lista» que enumera cada tarea que se completará para un proyecto específico, la columna «Línea de tiempo» que ayuda a ilustrar la relación entre tareas y la vista «Calendario» que muestra las tareas superpuestas en un calendario tradicional.

Una característica de Asana son sus plantillas de proyecto. La aplicación traza flujos de trabajo estándar para marketing, diseño, recursos humanos, TI y otros departamentos. Los usuarios deben ingresar información de sus propios proyectos y seguir el proceso predeterminado.

‍Todoist es más una lista de tareas pendientes que una aplicación de gestión de proyectos. Los usuarios pueden agregar las tareas pendientes con fechas de vencimiento, niveles de prioridad y comentarios. La aplicación incluso ofrece a los usuarios la posibilidad de asignar trabajo a otros. Una vez que se ha agregado una tarea a Todoist, se puede ver en cualquier dispositivo con la aplicación.

Intercambio de archivos en la nube

Existen múltiples proveedores para subir y administrar archivos en la nube, como por ejemplo la G Suite, de Google. Dentro del ecosistema de G Suite, se puede compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones u otros archivos. Los archivos son creados en G Suite y compartidos con los usuarios remotos con facilidad.

La G Suite incluye Google Docs, una alternativa de Microsoft Word basada en la nube; Hojas de cálculo de Google, una variante de Excel; Google Slides, una alternativa de Microsoft PowerPoint y Google Drive, la aplicación de almacenamiento en la nube.

Pero, si se busca una manera de compartir archivos grandes y la empresa no necesita la gran cantidad de herramientas que ofrece G Suite, puede considerarse Dropbox.

Todo lo que se hace es subir un archivo en la cuenta de Dropbox y luego compartir el acceso con los colegas.  Para los trabajadores remotos que desean funcionalidad adicional y espacio de almacenamiento adicional, Dropbox Business se puede utilizar para organizar mejor el contenido del equipo y almacenar archivos de otras herramientas populares como Google Docs y Microsoft Office.

Por último, si las empresas cuentan con Microsoft Office 365, este permite a los usuarios acceder a recursos y compartir archivos con aplicaciones de Office en la web, con dispositivos móviles y computadoras de escritorio, almacenando su contenido en la nube de manera predeterminada.

De esta manera, la idea es integrar el sistema de correo electrónico (Outlook Mobile), la herramienta de comunicación colaborativa (Microsoft Teams) y OneDrive (almacenamiento en la nube) en una sola cuenta corporativa.

‍Herramientas para controlar horarios

Toggl permite a los usuarios realizar un seguimiento del tiempo que los usuarios dedican a proyectos y analiza los resultados para una futura optimización de los tiempos destinados. La herramienta se puede usar en computadoras de escritorio, tablets y teléfonos inteligentes.

Con respecto al trabajo remoto, Toggl tiene dos opciones para profesionales remotos: empleados por hora que necesitan realizar un seguimiento de sus horas para recibir un pago y aquellos que buscan aumentar la productividad.

Por último, está Timezone.io, una aplicación simple que te dice dónde y cuándo está cada persona en tu equipo remoto.

Con Timezone.io, el administrador puede ver dónde están los colaboradores, a qué hora y desde que ciudad se conectan.