Para la mayoría de las organizaciones, lograr una transformación digital exitosa no es un proceso corto. Sin embargo, hay algunas tecnologías útiles que pueden acelerar esa deseada transformación.

Las prácticas de Business Process Management (BPM) han sido una parte integral de las estrategias de transformación digital durante muchos años. Como las empresas siempre buscan nuevas tecnologías para optimizar los procesos comerciales, la automatización robótica de procesos (RPA) ha ganado popularidad como la última tecnología de automatización. Pero, ¿qué tan diferente es de BPM?

Si bien tanto RPA como BPM son distintos en sus propios modos, también se complementan entre sí. Además, pueden ayudar a implementar la transformación digital en toda la empresa sin problemas.

¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?

RPA es definida por CIO.com como: “una aplicación tecnológica, dirigida a automatizar los procesos de negocios”.  Con las herramientas RPA, una empresa puede configurar software o un ‘bot’ para que procesen una transacción, manipular datos, activar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales.

En suma, ayuda a automatizar tareas monótonas, rutinarias y que consumen mucho tiempo. A su vez, le permite a la organización concentrarse en tareas comerciales más importantes y complejas.

RPA es una solución más “superficial” y no tiene como objetivo optimizar los procesos. El fin del RPA es para que los procesos operen más rápido, reemplazando los esfuerzos humanos manuales.

¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)?

BPM se enfoca en racionalizar y rediseñar los procesos comerciales para impulsar una mayor eficiencia.

Según el sitio bpm.com, se define como “una disciplina que involucra cualquier combinación de modelado, automatización, ejecución, control, medición y optimización de los flujos de actividad empresarial, en apoyo de los objetivos empresariales, abarcando sistemas, empleados, clientes y socios dentro y más allá de los límites empresariales»

Es importante tener en cuenta que BPM no es una herramienta de gestión de tareas ni una herramienta de gestión de proyectos. Al igual que RPA, se enfoca en optimizar procesos continuos y repetitivos que siguen un patrón predecible.

Sin embargo, las dos tecnologías tienen muchas diferencias marcadas. La siguiente tabla es recopilada del sitio KissFlow.

¿Cómo se usan BPM y RPA?

Las organizaciones utilizan RPA cuando tienen una gran cantidad de datos que viven en muchos sistemas. Cuando los procesos con una gran cantidad de datos están automatizados, puede ver el impacto comercial directo en el ahorro de costos, la eficiencia y los riesgos. RPA solo puede usarse para tareas rutinarias que no implican ningún razonamiento complejo o toma de decisiones.

En comparación con RPA, BPM se utiliza para automatizar procesos completos de extremo a extremo. Puede hacer eso al:

• Identificar todas las tareas administrativas requeridas para el proceso.
• Esquema de los flujos de trabajo completos.
• Analizando áreas donde los flujos de trabajo pueden ser optimizados.
• Modificar flujos de trabajo para hacerlos más efectivos.

Según revista Byte, las empresas pueden usar la combinación de BPM y RPA para administrar la automatización de procesos de inicio a fin en sus iniciativas de transformación digital.

BPM es responsable de la orquestación de procesos, las interacciones con los clientes, la gestión de excepciones y la toma de decisiones complejas por parte de los humanos. RPA está a cargo de secuencias repetitivas de tareas que pueden delegarse completamente en una “fuerza de trabajo digital” virtual de robots de software.

Conclusión: ¿cómo elegir el correcto?

Tener una comprensión clara de RPA y BPM definitivamente puede ayudarlo a decidir la tecnología adecuada para su proyecto de automatización.

Debe elegir RPA cuando necesite automatizar procesos que no van a cambiar con frecuencia y que no requieren ninguna integración. BPM debe usarse para procesos que son ejecutados principalmente por humanos o que requieren integración de terceros.

Cuando se implementan juntos, RPA y BPM pueden ayudarlo a construir una plataforma poderosa que puede soportar la transformación digital en toda su organización.