La transformación digital del Estado ha sido prioridad del gobierno. El Consejo Asesor Permanente para la Modernización del Estado, creado en junio 2018, tuvo como objetivo proponer 50 medidas para transformar los procesos del Estado.

Dentro de ellas, surgió la obligación de una ley para implementar la digitalización de servicios públicos.

El 11 de septiembre de 2019, la Cámara de Diputados despachó el proyecto de ley de Transformación Digital del Estado. Según Emol, “establece la interoperabilidad de los servicios públicos, evitando que las personas deban presentar certificados que sean emitidos por otras instituciones estatales”.

Esta nueva ley tiene una serie de medidas como: Archivo Nacional Digital para registrar y almacenar la información, notificaciones electrónicas, reconocimiento de la validez de los documentos digitalizados y moderniza el Registro Civil.

No obstante, algunas de estas iniciativas ya tienen directrices. El 24 de enero de 2019, a través de un instructivo presidencial, el gobierno avanzó en 4 pilares para la Transformación Digital del Estado. En rigor, son metas que la administración pública debe cumplir para alcanzar la transformación digital.

¿Quiere saber cuáles son? ¡Revisemos!

Identidad Digital Única

Según el instructivo, “los servicios públicos sólo podrán utilizar la Clave Única como instrumento de identificación digital para las personas naturales, reemplazando cualquier otro sistema de autenticación propio”.

La ClaveÚnica consiste en un mecanismo de identificación digital que permite a los ciudadanos acceder a todos los servicios del Estado a través de una sola contraseña. Según cifras del gobierno, actualmente cuenta con “más de cuatro millones y medio de usuarios activos y es utilizada por 166 instituciones para más de 360 trámites diferentes, generando sobre 200 mil transacciones a la fecha”.

La meta final es que todos los organismos del Estado migren sus sistemas de autenticación a Clave Única. Esta medida deberá ser implementada a más tardar el 31 de diciembre de 2020.

Cero Filas

El mandato del instructivo es que los servicios públicos deberán eliminar trámites que no sean necesarios y digitalizar, al menos, el 80% de los trámites a más tardar el 31 de diciembre de 2021, y un 100% antes del 31 de diciembre de 2023. De esta forma, “los servicios públicos no podrán exigir documentación al ciudadano que ya se encuentre en poder del Estado, tomando las medidas necesarias para interoperar y acceder a la información requerida”.

Esta medida apunta a disminuir el tiempo que una persona hace un trámite en el Estado. Según el gobierno “un ciudadano realiza 8 trámites promedio al año con el gobierno central […]. Cada uno de éstos tiene una duración media de 2,2 horas, es decir, una persona gasta por lo menos 16 horas al año sólo en trámites”.

Cero Papel

El instructivo indica que “los servicios públicos deberán eliminar de forma gradual el uso de papel, con el objetivo de modernizar y aumentar la eficiencia en la gestión”, vale decir, el Cero Papel. El ejecutivo indica que todas las comunicaciones de los servicios públicos “deberán ser 100% digitales y gestionarse a través de una nueva plataforma del Estado, a más tardar el 31 de diciembre de 2019”.

Además de la razón medioambiental y residual que implica tener papel, el ejecutivo tiene estadísticas para llegar al Cero Papel. Según el gobierno, “el 80% de las instituciones públicas realiza su gestión de compras en papel”. Por tanto, esta política apunta al ahorro de “hasta USD$1.100 millones en valor horas/hombre dedicadas a la recolección de papeles”.

Un ejemplo de ello ha sido la puesta en funcionamiento del Procedimiento Administrativo Electrónico (PAE) en la Superintendencia de Seguridad Social (Suceso). Allí, Tecnova fue el partner tecnológico que otorgó el soporte para la realización de trámites de forma electrónica, como las reclamaciones de usuarios vía web. Así, se ahorra papel e “incluye soluciones de inteligencia artificial, para la predicción de reclamaciones (conocimiento anticipado de quién irá a reclamar) y la propuesta de resoluciones”, lo que se traduce en menores tiempos de respuesta a la ciudadanía.

Coordinación y Seguimiento

Una de las últimas instrucciones del ejecutivo fue que los jefes de diferentes servicios de las administraciones públicas deben nombrar a un Coordinador Institucional de Transformación Digital. Este será el responsable de desarrollar y gestionar el Plan de Transformación Digital en la respectiva repartición.

Además, el Gobierno Digital seguirá el avance y cumplimiento de iniciativas por institución y la habilitación de “mecanismos de participación ciudadana para la priorización de trámites”. Por último, este Coordinador tendrá la facultad de “oficiar a las instituciones públicas en los aspectos antes mencionados”.

Hasta el momento, 91% de las instituciones han registrado a su Coordinador de Transformación Digital.

¿Qué queda por hacer?

Actualmente el Estado ya ha digitalizado 3.517 trámites al 31 de octubre de 2019, correspondiendo al 49,25% de los trámites digitalizados en 213 instituciones. La meta del Gobierno es que, hacia 2021, llegar al 80%.

Tecnova ha sido partner para desarrollar el Gobierno Digital. Las soluciones en servicios como Software Factory, Outsourcing IT, Continuidad Operacional, Servicio QA y Ciberseguridad, son parte de las necesidades de la Transformación Digital del Estado.