La Mutual de Seguridad contrató a Tecnova el diseño y construcción del sistema Mutual Integra que consiste en crear un componente que actúa como la «Bandeja de Entrada», con el que interactuarán los usuarios durante la ejecución de los flujos de proceso. En el Worklist se presentan las tareas disponibles y pendientes, y pueden acceder a los diferentes formularios y acciones que permiten la gestión y resolución de las solicitudes de antecedentes de la SUSESO (Superintendencia de Seguridad Social). Para su desarrollo se utilizó la tecnología Oracle BMP Suite. Esta solución contiene todas las funcionalidades necesarias para el control de los flujos y tareas creados para este proyecto.

El proyecto Mutual Integra se gestó a fines del 2017, cuando la SUSESO les informó que cambiaría la forma en que solicitaría la información para responder las reclamaciones relativas al Seguro de la ley 16.744, las que mutarían desde su gestión manual por papel a la remisión vía web. Por lo que el área de Fiscalía de Mutual de Seguridad decidió que desarrollaría un sistema que gestionara estas peticiones: “Anteriormente, se vieron otras opciones que no funcionaron, por lo que había temor frente a la construcción de este sistema”, cuenta René del Real, Abogado Senior de Mutual, y quien ha sido parte del equipo interno encargado del desarrollo del proyecto.

Conocieron a Tecnova a través de la SUSESO, y, “ya que contaba con el conocimiento y experiencia, con buenos resultados”, decidieron contactarlos, continúa Del Real. Se comenzó a desarrollar el sistema durante el 2018 junto al equipo de Tecnova. Ya a fines del 2018 el proyecto finalizó, con una marcha blanca que duró hasta mayo del 2019, por lo que el sistema ya está operativo.

René del Real indica que “el sistema es exitoso, nos ha funcionado bastante bien, con una continuidad operacional bien grande. […] Hoy se están realizando mejoras sobre el flujo actual con mayores funcionalidades y además ampliaremos el flujo, para integrar otras áreas de la Mutual”.

Hildemir Prado, Jefe de Proyectos de Mutual agrega que “la idea de Mutual es agregar otros procesos, además de fiscalía, con el fin de hacerlo más robusto y transversal. Lo que hace que la comunidad entre Tecnova y Mutual se vaya fortaleciendo con los demás proyectos en carpeta”. Antiguamente, el proceso se hacía por correo, pero las respuestas y la interacción eran muy lentas. Ahora, el proceso es más transparente, permite realizar escalamientos, SLA, hacer reportes, seguimiento, control de cada uno de los usuarios.

Soledad Elizalde, Subgerente de Asuntos Legales de Mutual de Seguridad, complementa indicando que “antiguamente todo era vía papel en la SUSESO y ahora con el proyecto PAE de SUSESO, el proceso es más rápido porque todos estamos interconectados” y agrega además que “el éxito del proceso es multifactorial, lo que ha logrado un promedio de respuesta por caso es de 3 días”. La automatización actual de procesos permite buscar rápidamente dentro del sistema los documentos relacionados, lo que agiliza los tiempos de análisis para responder a la brevedad.

“La Mutual optó por integrarse al sistema de SUSESO, lo que significa que se recepciona el requerimiento a través del sistema, luego, automáticamente, busca los antecedentes en los distintos sistemas que tiene Mutual de Seguridad, y, sólo en el caso que no esté en los sistemas de la organización, el abogado solicita al usuario especificado el documento en cuestión, lo que deriva a que llegue el requerimiento mediante un flujo con fechas, alertas etc. con el fin de responder con el tiempo solicitado de SUSESO”, cuenta Del Real.

La meta fue crear un proceso sencillo, dúctil y en el que cooperaran todos los actores implicados: “para desarrollar el proyecto, se determinó un involucramiento de todos los colaboradores relacionados con él dentro de la Mutual. Se entendió que debía haber un trabajo en equipo, desde la jefatura hacia abajo. Por lo que se hizo un trabajo en paralelo de gestión del cambio con todos los usuarios participantes. Y esto, se traduce en que hoy se puede decir que, además de ser una plataforma muy sólida, también se hizo una buena transición”, recuerda Elizalde.

“Hubo el acompañamiento y apoyo constante del equipo de Tecnova. Fue un acompañamiento muy consultivo también. La Jefe de Proyecto, Carolina Maturana, tiene un conocimiento muy profundo del proyecto, junto a todo el equipo de Tecnova… Es fundamental que tu proveedor conozca en detalle el proceso y que te levante las alertas para prevenir de los impactos que tiene el desarrollo de un proceso. Se agradece su asesoría y acompañamiento para tomar buenas decisiones”, comenta Soledad Elizalde.

“Además, la parte técnica de Tecnova, que trabajó en el proyecto de la SUSESO, apoyaron en el desarrollo del proyecto, lo que ayudó que las medidas correctivas fueran realizadas a tiempo”, comenta Hildemir Prado, y continúa diciendo que, “ahora el proyecto siguiente es sumar al proceso al área de Recursos Humanos para automatizar sus procesos”.

Rene del Real establece que los resultados más concretos es que “‘tenemos un proceso en forma, con trazabilidad absoluta, y la idea es que se siga agregando información, lo que permitirá tener reportería, e ir más allá de lo formal y realizar control de la información que se está trabajando”.

Heinz Susaeta, Jefe del Departamento de Proyectos de Mutual, indica que “el proyecto de Mutual Integra ha sido un proyecto muy exitoso y proyecto modelo dentro de Mutual”. Y continúa diciendo que “no todos los proyectos transitan mayormente por la ruta esperada, como logramos con este. Con Tecnova siempre estuvimos alineados en la forma de hacer el proyecto y de entender la cultura de la empresa. Se tomaron las buenas prácticas y eso derivó al éxito. La disposición de Tecnova de entender la cultura y desde ahí flexibilizar y también de imponer, de buena manera, resultó en un proyecto exitoso. El involucramiento en el negocio y el trabajo colaborativo con el mismo también fue relevante en el éxito. Las interacciones siempre fueron propositivas y con respeto entre todas las partes involucradas”.

“Desde ahí es que Tecnova es un proveedor muy referencial para Mutual. Tengo la mejor de las impresiones del equipo de Tecnova”’, concluye el Jefe del Departamento de Proyectos de Mutual.