La crisis social de Chile ha repercutido en la forma de trabajar. Al principio, era muy difícil llegar al puesto de trabajo, sea por el tráfico, la falta de transporte público, las grandes distancias, eran difíciles de sortear. Para muchas empresas, esta situación representó un punto de quiebre en la forma de trabajar.

Muchas se replantearon, ¿qué tan necesario es venir a la oficina?, ¿se podrá trabajar de casa?, si es así, ¿cómo se logra solucionar los problemas de conectividad?, ¿qué se necesita instalar en casa para que opere cómo oficina?, ¿cómo sé si el colaborador está laburando? En Tecnova, proponemos una serie de sugerencias para incorporar más tecnología y no perder productividad en tiempos de crisis.

Acelerar el trabajo móvil: teletrabajo

Según un estudio de la Universidad de Standford, experimentando con la agencia de viajes china Ctrip, arrojó que, con teletrabajo, “el desgaste de los empleados disminuyó en un 50%. Tomaron descansos más cortos, tuvieron menos enfermedades y pocos días libres”.

Por tanto, dependiendo del rubro, si es un servicio donde solo se produce desde un punto fijo, como en una oficina, puede ser útil cambiar el lugar de trabajo a la casa. Hay casos de experiencia en Chile, hay empresas que han “teletrabajado”.

De acuerdo con Randstad Chile, un 48% de las empresas en Chile impulsó el home office entre sus trabajadores la semana posterior al 18 de octubre.

Habilitar herramientas de colaboración y comunicación

La colaboración es fundamental para todo grupo. No obstante, los trabajadores no lo logran encerrados en cubículos. Con la abundancia de aplicaciones gratuitas, como las apps de Google (Docs, Slides, Sheets) o Microsoft Office, los miembros del personal que trabajan desde ubicaciones remotas pueden colaborar y compartir documentos fácilmente.

Las soluciones en la nube personalizadas ofrecen soluciones robustas y seguras, para tratar con datos confidenciales. Los sistemas de comunicaciones unificadas permiten varios tipos de comunicación, por lo que puede elegir cuál sería el más efectivo: una llamada telefónica, un mensaje instantáneo, una sesión de conferencia o un video chat.

Por otro lado, los sistemas BPM realizan procesos de gestión con completa trazabilidad y visibilidad entre los participantes en todas las etapas del proceso, un mayor control por parte de las jefaturas, aumento de la productividad, menos costos, automatización de procesos, todo online, lo que ayuda al trabajo remoto. La Software Factory de Tecnova tiene especialistas en este tipo de desarrollos.

También los sistemas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) como Salesforce , Zoho o Insightly, son indispensables para todo equipo de marketing. Este permite ahorrar tiempo al realizar un seguimiento del estado de un cliente potencial en una ubicación compartida. Estas soluciones aumentan la coherencia en las relaciones con sus clientes, aumentando productividad y rentabilidad.

Saber que el trabajador, cumple

Se pueden desperdiciar innumerables horas buscando en hojas de cálculo la información almacenada en grandes conjuntos de datos, en especial, los asequibles sólo desde computadores de escritorio. Invertir en un sistema de base de datos que permita a su personal agregar y acceder fácilmente a los datos se paga por sí mismo las ineficiencias.

Por ejemplo, hay software de seguimiento o asistencia del tiempo basado en la nube. Estos supervisan la actividad de los trabajadores, sea para realizar un seguimiento de sus horas laboradas, descanso, etc. Las soluciones de seguimiento como estas mantienen información mundana, pero necesaria. Esto ayuda a los gerentes, empleados y clientes a seguir cumpliendo, bien informados y productivos.

Virtualización de los procesos

Según TechTarget, la virtualización es “el proceso de reemplazar dispositivos físicos por dispositivos virtuales, disponibles mediante un software”. Se puede dividir un servidor físico en varios servidores virtuales a través de particiones. Además de ello, también se puede virtualizar servidores, estaciones de trabajo, redes y aplicaciones.

Para ello, el software de virtualización administra los recursos físicos de esa máquina: memoria, CPU, almacenamiento y ancho de banda de la red, entre los aspectos más relevantes. De esa forma, se asigna cada dispositivo virtual según la necesidad y configuración.

Como sugiere Sangoma, “es difícil ser productivo durante un corte de energía, y el tiempo de inactividad es costoso, por lo que tener una copia virtual de su infraestructura puede hacer que su equipo vuelva a funcionar instantáneamente”.

Asesorías de expertos

En lugar de intentar ser el ‘maestro chasquilla’ en asuntos TI, es mejor centrarse en un solo objetivo: administrar tu negocio. Por ello, una medida para no disminuir la productividad en los procesos de tu empresa, que necesita a su vez, una solución tecnológica es contratar servicios como el Outsourcing TI.

Se puede externalizar todo tipo de servicios y procesos, pero como regla general, todo lo que esté fuera de su alcance de experiencia o cualquier cosa que no se pueda automatizar se debe externalizar. Y en Tecnova, sabemos de ello.