El proyecto “Sistema Integral de Gestión de Información de Ayudas Estudiantiles” consistió en el diseño e implementación de un sistema para mejorar la administración de los beneficios de becas y otras ayudas estudiantiles otorgadas a estudiantes de la Universidad de Chile.
El sistema es capaz de administrar las becas asignadas a estudiantes, provenientes desde fuentes de datos como el Ministerio de Educación, hasta la misma Universidad, por ejemplo, el beneficio de descuento en caso de hijos de funcionarios.
El sistema recibe fuentes de datos, formatos de cargas y reglas de validación diferentes por cada una de ellas, para gestionar cada una de estas becas de alumnos, en forma individual.
Por gestión de becas, se entiende la carga de becas informadas para alumnos de primer año, de renovaciones, modificaciones y suspensiones de becas, donde las reglas de negocio para validación de consistencia de datos son completamente diferentes para cada caso. Además, la información de estos movimientos son remitidos en forma masiva, vía archivos, por parte de las entidades emisoras.
El Proceso de Cálculo y Asignación
El sistema implementa una “Matriz de Compatibilidad de Beneficios”. Esta funcionalidad permite gestionar la convivencia de las becas para un beneficiario. Lo anterior, dado que existen becas que pueden ser complementarias y otras excluyentes. Por lo tanto, para gestionar estos casos, se consideró el factor denominado “Prioridad de las Becas”. Con esto, al encontrar becas excluyentes entre sí, el sistema procede a determinar la prioridad más alta para asignar al alumno o beneficiario.
Adicionalmente, dentro de la funcionalidad de procesamiento de beneficios, el sistema ajusta la suma de los montos de las becas hasta cubrir el arancel carrera de acuerdo a la matriz de prioridades, compatibilidad e incompatibilidad, de manera tal que la cobertura se ajuste al arancel de la carrera del alumno, no existan sobre coberturas y, en consecuencia, cumplir con los porcentajes y montos asignados al beneficiario de la beca.
Finalmente, el sistema cuenta con un módulo completo de reportería asociado a la información histórica almacenada. Además, permite ingresar factores de reajuste y una simulación para la proyección de asignación de becas de periodos futuros.
